Wie groß können Veranstaltungen sein, die Fitofan bewältigen kann?

Von Vereinsmeisterschaften mit wenigen Dutzend Athleten bis hin zu nationalen und internationalen Meisterschaften mit Tausenden von Teilnehmern an mehreren Veranstaltungsorten, die parallel laufen.

Können wir für eine Veranstaltung nur einen Teil der Plattform nutzen?

Ja. Viele Organisationen beginnen mit Anmeldungen, Auslosungen und Ergebnissen und ergänzen dann bei späteren Veranstaltungen das Kampfrichterwesen, den Videobeweis und den Ticketverkauf.

Wie lange dauert die Vorbereitung unserer ersten Veranstaltung?

Typischerweise Tage. Kategorienvorlagen, Regelwerke und Gebührenstrukturen werden einmal konfiguriert und für jede zukünftige Veranstaltung wiederverwendet.

Was ist mit mehrtägigen Veranstaltungen an mehreren Orten?

Sitzungen, Veranstaltungsorte und Spielfelder werden explizit modelliert, sodass eine fünftägige Meisterschaft in drei Hallen als eine Veranstaltung geplant und mit Tickets versehen wird.

Veranstaltungsmanagement

Eine Meisterschaft ist keine einzelne Aufgabe – es sind Registrierung, Finanzen, Schiedsrichterwesen, Logistik, Medien und Zuschauer, die gleichzeitig ablaufen. Fitofan verbindet all diese Bereiche, sodass ein Team eine Veranstaltung durchführen kann, für die früher drei Teams benötigt wurden.

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Übersicht

Die Durchführung einer Veranstaltung ist der Punkt, an dem alle anderen Bereiche einer Sportorganisation gleichzeitig auf die Probe gestellt werden. Anmeldungen müssen korrekt sein, Lizenzen gültig, Gebühren erhoben, Auslosungen nachvollziehbar, Matten terminiert, Kampfrichter zugewiesen, Ergebnisse veröffentlicht und Zuschauer zugelassen – alles innerhalb eines einzigen Wochenendes, meist mit ehrenamtlichen Helfern.

Fitofan behandelt die Veranstaltung als einen Datensatz von der ersten Ankündigung bis zum Abschlussbericht. Die Registrierung validiert sich selbst anhand des Mitgliederregisters, Zahlungen werden der Anmeldung zugeordnet, die Auslosung wird aus bestätigten und gewogenen Athleten generiert, die Kampfrichterbildschirme schließen Matches automatisch, der Videobeweis dokumentiert jede angefochtene Entscheidung, Tickets werden gemäß demselben Zeitplan verkauft und gescannt, und Ranglistenpunkte werden veröffentlicht, sobald die Ergebnisse offiziell sind.

Der praktische Effekt ist, dass weniger Personal manuelle Arbeit leistet und es weniger Fehlerquellen gibt, die den Tag stören könnten. Veranstalter verbringen den Tag damit, das Spielfeld zu managen, anstatt zwischen den Runden Tabellenkalkulationen neu aufzubauen, und der Verband erhält eine vollständige, überprüfbare Aufzeichnung des Geschehens.

Beteiligte Module

Schritt für Schritt

Wie es in der Praxis abläuft

PHASE 01
Davor: Planung und Registrierung
Alles, was entscheidet, ob der Veranstaltungstag ruhig oder chaotisch wird, geschieht in den Wochen davor.
- — Veröffentlichung der Veranstaltung mit Bestimmungen, Kategorien, Fristen und Gebühren
- — Erfassung von Online-Anmeldungen mit automatischer Eignungs- und Lizenzprüfung
- — Erfassung von Startgebühren und Verfolgung von Vereinsguthaben
- — Rekrutierung und Zuweisung von Offiziellen sowie Planung von Veranstaltungsorten und Spielfeldern
- — Eröffnung des Ticketverkaufs und Verteilung von Vereinskontingenten
PHASE 02
Einrichtung: Bestätigung, Wiegen und Auslosungen
Der Übergang von einer Teilnehmerliste zu einem laufenden Wettkampf, in Stunden statt Nächten erledigt.
- — Schließung der Anmeldungen und Bestätigung der Teilnahme
- — Durchführung des digitalen Wiegens oder Check-ins mit Toleranzregeln
- — Zusammenlegung oder Aufteilung von Kategorien, wo die Anzahl es erfordert
- — Erstellung von Auslosungen mit Setzlisten, Vereins- und Länderseparation
- — Verteilung des Zeitplans auf Matten, Ringe, Plätze oder Bahnen
PHASE 03
Während: Live-Durchführung
Eine gemeinsame Quelle der Wahrheit für Offizielle, Trainer, Zuschauer und den Stream.
- — Kampfrichter werten auf Tablets mit synchronisierten Uhren
- — Zeitplan- und Aufrufräume werden im Verlauf des Tages neu berechnet
- — Videobeweis bearbeitet Anfragen und formelle Proteste
- — Live-Ergebnisse, Medaillenspiegel und Anzeigetafeln werden automatisch aktualisiert
- — Einlasskontrolle erfasst die Besucherzahlen pro Session
PHASE 04
Danach: Abschluss und Berichterstattung
Die Veranstaltung endet mit Daten, nicht mit einem Aufräumprojekt.
- — Veröffentlichung offizieller Protokolle und Medaillenspiegel
- — Übertragung von Ranglistenpunkten an nationale und regionale Tabellen
- — Begleichung von Auszahlungen und Export des Finanzberichts
- — Archivierung von Videos und Veröffentlichung von Highlights und Athleten-Updates
- — Überprüfung der Kampfrichterkonsistenz und operativer Zeitabläufe

Ergebnisse

Weniger Personal bei der Registrierung

Online-Anmeldungen und digitaler Check-in reduzieren den Großteil der Büroarbeit am Anreisetag.

Schnellere Abläufe

Live-Terminplanung und automatische Ergebniseingabe verkürzen Leerlaufzeiten zwischen den Runden.

Weniger Streitigkeiten

Prüfbare Auslosungen, unterschriebene Punktzahlen und Videobeweise lösen Argumente mit Aufzeichnungen.

Vollständige Finanzdaten

Startgebühren, Tickets und Auszahlungen werden am Tag des Veranstaltungsendes abgeglichen.

FAQ